30.10.05
Атмосферата в екипа влияе силно на неговата ефективност
Ако хората – участници в екипа, са първата грижа на мениджърите (или собствениците на фирми, когато самите те управляват), то следващата тяхна грижа е ефективността на работа на екипа (степента, в която екипът изпълнява задачите си, осигурява “добавената стойност” за организацията и развива професионално и личностно хората).
Ето защо, в поредица от няколко нови статии ще ви ориентираме относно конкретните фактори, които влияят на ефективността на работата на всеки екип.
Започваме с атмосферата в екипа. Това е емоционалният градус на отношенията между участниците в екипа.
Все още, когато става дума за атмосфера, хората предпочитат тя да е “приятелска”, “задружна”, “сплотена”. Това е хубаво и напълно приемливо, но само при няколко изрични уговорки, свързани със спецификата на екипа и работата в екип.
Как да разбираме екипната атмосфера?
Екипната атмосфера се отнася до взаимоотношенията между участниците в екипа по повод на общата работа, общата задача и общата цел, която екипът трябва да постигне.
Какво означава „обща работа”? В никакъв случай това не е единствено разпределената между хората като техни индивидуални задачи работа (“ти свърши това, а ти – ето това…”). В голяма част от случаите истинската работа в екип се върши от всички заедно и едновременно, защото екипната задача е комплексна и мащабна, а екипната цел винаги надхвърля по комплексност и значимост обичайните оперативни цели. Именно защото екипната задача е по-комплексна и значима от обичайното, хората в екипа следва да се подбират така, че да бъдат от три различни типа – „мислещ”, „чувстващ” и „правещ” тип хора, плюс важната фигура на лидера на екип.
Виждате, че самата природа на екипната задача (комплексна, сложна, мащабна, непосилна за отеделен служител или отдел) определя хората да работят на основа на взаимна зависимост. Взаимната зависимост създава и развива точно определени взаимоотношения между хората в екипа. Не отъждествявайте тези екипни отношения единствено с междуличностните отношения. Възможно е да има отлични приятелски отношения, задружност и сплотеност, но въпросът е по повод на какво хората са приятели, защо са задружни и сплотени и има ли това връзка с екипната задача и цел, а оттам – с екипната ефективност.
Някои взаимоотношения между участниците подпомагат много повече общата работа на хората в екипа, отколкото други. Към тях ние отнасяме сътрудничеството, оказването на помощ и кооперирането на усилията. Ако ги сравним със съревнованието (също вид взаимоотношение в процеса на работа), ще установим, че когато хората се съревновават, те нямат мотивация да си сътрудничат, подпомагат или кооперират. Смисълът на съревнованието е един да спечели, а останалите да загубят. Затова в екипите, в които възнагражденията са основани на индивидуалните, а не на екипните (общи) постижения, има съревнование, вместо сътрудничество, помощ, коопериране. От това ефективността на екипа спада осезателно.
Ето защо, когато става дума за екипна атмосферата, най-коректно е да се фокусираме върху емоционалния градус на трите взаимоотношения между хората – сътрудничество, оказване на помощ и коопериране. Екипната атмосферата отразява емоциите и чувствата на хората, когато си сътрудничат, подпомагат и кооперират.
Ако това са приятни, харесвани от хората емоционални състояния, ако на тази основа се зараждат по-дълбоки и трайни чувства на другарство, колегиалност и приятелство - тогава може да се каже, че атмосферата в екипа е подходяща. Точно такава атмосфера стимулира поведението на хората към обща работа.
Ако общата работа поражда отрицателни емоции и по-трайни чувства на напрежение, нехаресване, игнориране, неуважение, незачитане и пр., то тази атмосфера затруднява и в повечето случаи стопира общата работа.
Истински случай:
Мениджърският екип на една българска организация имаше обща екипна задача – да внедри програма за цялостни грижи за клиентите на организацията. От това се очакваха няколко важни за организацията резултати: силни прояви на истински грижи към клиентите в цялата организация (липсващи до този момент); реализиране на точно определени приходи от дейността на организацията; преодоляване на всички досегашни хаотични управленски действия, породени от слабата управленска компетентност.
За съжаление този екип показа слаба ефективност. Влиятелен фактор в случая беше екипната атмосфера. Участниците в този екип се стремяха да запазят своите приятелски отношения, независимо, че работата не вървеше. Хората искаха да си останат приятели (
“Нека първо бъдем човеци!” казваше един от тези мениджъри), но същевременно не се доверяваха едни други. Всеки искаше сам да свърши някаква част от общата задача, вместо да направи това с колегите си. При извършения екипен одит служителите оцениха екипната атмосфера по-високо, но сътрудничеството беше оценено с една от най-ниските оценки.
Защо взаимното доверие създава позитивна екипна атмосфера?
Много често ни се случва да говорим за доверието, но като че ли все още малко правим от управленска гледна точка, за да накараме хората, които работят в екип, да се доверят едни на на други.
Какво е доверие? Това е вярата в почтенността, качествата и способностите, компетентността, лоялността, откритостта и последователността на другия. Доверието е условието хората да искат сътрудничество, взаимопомощ и коопериране на усилията. Това е така, защото доверието касае ценностите, потребностите, нагласите на хората, убежденията им за морал и етика. Вие лично бихте ли приели да сътрудничите, помагате или да се обединявате с непочтен, некомпетентен, нелоялен, прикрит и непоследователен колега?!
Взаимното доверие в екипа подтиква хората да уважават и зачитат качествата, компетентността, мненията, приносите, личните потребности и ценности на другите. Доверието създава положително настроение, хората са спокойни, защитени, уверени. Това оказва огромно влияние върху екипната атмосфера, а оттам и върху екипната ефективност.
Според изследователите по организационно поведение в други социокултурни среди, когато става дума за доверие, хората ценят най-много почтенностата и компетентността. В наши условия взаимното доверие е по-рядко срещано чувство отколкото взаимното недоверие. Според нашите изследвания за работата в екип в български организации атмосферата (в т.ч. и доверието по индиректен път) се оценява с оценка 3,83 по петобалната система (1 е най-ниската оценка, 5 е най-високата). Това според нас означава сравнително слаба ефективност от работата на екипа.
Как бихте могли да подобрите екипната атмосфера?
Ето няколко практически съвета, изпитани в нашата собствена практика.
- Задължително е да започнете със събиране на информация каква е екипната атмосфера сега. Най-добре е да се възползвате от валидна, надеждна, и обективна система за генериране и анализ на информация. Преди да решите да закупите каквато и да е услуга в тази област, непременно разговаряйте с хората, които я предлагат. Току що говорихме за доверието. Проверете почтенността, компетентността, качествата и способностите на консултантите, които ви уверяват, че могат да установят състоянието на екипната атмосфера във вашата организация.
- Непременно ситуирайте данните от събраната информация за екипната атмосфера в цялостната картина на ефективността на екипа. Нуждаете се от това, за да откроите разликите между различните фактори на екипната ефективност. Атмосферата е само един от тях. По този начин ще стигнете до по-комплексни и по-удачни решения за вашата ситуация.
- Създайте подходяща обстановка хората в екипа да се саморазкрият (кои са техните приноси за работата в екипа), както и да получат обратна връзка от своите колеги (как другите оценяват приноса на своя колега за работата в екип). Например, след като получите информацията за екипната атмосфера, обсъдете ги съвместно и много спокойно с всички. Това е най-краткият път към създаване на доверие.
- Създайте всички други условия, които гарантират позитивната атмосфера за работа в екип. Например, ако екипът работи без дефинирана цел, трудно ще накарате хората да се доверяват един други, да си сътрудничат, да се кооперират и т.н. Просто няма защо да правят това, нали разбирате. Подобни условия са още справянето с конфликти в екипа, ръководството на екипа, мотивацията на хората, комуникациите в екипа, начина на вземане на решение, сътрудничеството, критиката и т.н. Част от тези условия са общи за организацията и би следвало да решите кое от тях подлежи на по-бърза промяна и усъвършенстване.
Важно за вашата успешна работа в екип:
