3.07.05
Работата в екип изисква пригодност за два различни типа поведение
Заглавието на тази статия е добър повод да споделя с всички читатели на Websita.com, че изпитвам недоумение, когато чуя как някъде изискват от служителите “отлични умения за работа в екип”, при положение, че екип и екипна работа там просто няма.
Моя бивша студентка ми разказа колко старателно подготвила аргументи за интервю за работа в подкрепа на умението си да разрешава проблем в екипа. Тя си мислила, че в интервюто непременно ще стане дума за това, защото обявата за работа изрично изтъквала необходимостта от “умения за работа в екип”.
Интервюиращият питал всичко друго, но за уменията за работа в екип така и не станало дума. Когато момичето започнало работа, станало ясно, че задачите му на работното място са почти изцяло индивидуални.
Същевременно има организации, в които съществуват екипи и екипна работа. Какви следва да бъдат изискванията към служителите, ако организацията търси да получи ефективност от своите екипи? Дали уменията за работа в екип изчерпват напълно списъка с изисквания? И какво следва да бъде поведението на човек, който участва в екипна работа – същото, което той следва при изпълнение на индивидуални задачи или нещо по-различно?
Ще ви представя моята и на колегите ми от Websita.com гледна точка по тези въпроси, но за начало искам да разкажа истински случай. Той показва, че хората, които работят в екип трябва да могат да следват едновременно два различни типа поведение – индивидуално и екипно.
Истински случай:
Снежана е млада жена, приветлива, усмихната, сговорчива и сръчна. Има висше инжинерно образование. Подобно на други вишисти, които не могат да си намерят работа по специалността, по която са дипломирани, тя работи друга работа. Снежана е служител в ресторант за бързо хранене вече втора година.
Всеки работен ден Снежана сменя две работни места в ресторанта. Едното работно място е в кухнята, където тя подготвя различни суровини (мие и реже зеленчуци, зарежда фризери и хладилници, почиства работни площи и др.) Другото работно място е на плота, откъдето обслужва директно посетителите (приема поръчки, предлага, обяснява, сервира, работи с пари и каса и пр.).
Снежана се справя много добре със задачите си и на двете работни места. Освен тези задачи, тя е участва в работата на един типичен работен екип. За 2004 г. този екип получи от висшето ръководство на организацията обща цел за изпълнение – “XXX лв. приходи (нека да не уточнявам точната цифра) при 90 % удовлетвореност на посетителите”.
Общата работа на екипа на Снежана се състоеше във:
- постоянни седмични работни срещи на тема “Какво можем да правим още по-добре”. Срещата трябваше да приключва с вземане на решение и план за реализацията на решението.
- постоянни седмични работни срещи по проблеми, които са възникнали в другите пет екипа на направлението “Обслужване на гостите”. Представителите на другите 5 работни екипа трябваше да участват на работните срещи на екипа на Снежана, да споделят впечатления, мнения от името на своите екипи, а постоянната тема бе “Как върви цялостното обслужване на гостите и какво може да се усъвършества”. Всяка дискусия трябваше да приключва с вземане на общо решение.
За разлика от много добрите постижения в индивидуалните задачи, представянето на Снежана в общата работа на екипа бе скромно. Тя искаше работата в екипа да върви и да се развива, но мислеше, че това зависи от желанието на всички за взаимно разбирателство.
Между другото, колегите на Снежана също бяха сговорчиви млади хора. Но и тяхното представяне в общата работа на екипа бе много скромно. И така, въпреки царящото разбирателство екипът имаше слаби резултати. За пет месеца работа бяха взети само две решения за усъвършенстване на работата в ресторанта.
Ето как работеше този екип. Всички се събираха след работното време, както се казва “на крак”. Момичетата стискаха здраво чантичките си, а момчетата се облягаха небрежно по маси и парапети в най-удобната за всеки поза. Това красноречиво символизираше нагласите да се обсъждат проблеми на тема “Усъвършенстване на работата в ресторанта”.
Най-често “работната среща” започваше с репликите “Е, какво ще обсъждаме днес?” или “Хайде по-бързо, че да свършваме”. Мениджърът на екипа понякога оставаше заедно с хората си. Тогава, от кумова срама, както се казва, към по-горните реплики някой прибавяше още една, от рода на “Хайде да направим някакво предложение, че накрая ще ни искат.” Срещата приключваше след 10-15 минути печално и безрезултатно.
Лично мнение и опит
Може би за повечето от вас в тази история няма нищо ново. Аз също съм участвала в подобни “екипи” – всички се разбираме много добре, усмихваме се вежливо едни на други, радваме се, че “сме страхотен екип”, само че крайните общи резултати, които постигаме, са нищожни.
В историята с екипа на Снежана има три акцента, които са повод за размисъл, изводи и поуки. Това са: какво е мнението ни (разбирането ни) за екипа; какво е мнението ни (отношението ни) за екипната работа и какво мислим за пригодността на участниците да работят в екип.
Да започнем с това как разбираме екипа . Засега много от нас вярват повече на различни митове за екипа, отколкото на научни открития и изпитани практики. Определено това отдалечава от големите истински резултати в екипната работа.
В екипа на Снежана, например, всички, в т. ч. и мениджърът на екипа мислеха, че екипът е задружна и сплотена група, в която цари атмосфера на разбирателство и взаимопомощ. Ето защо тук всички искаха на всяка цена да се разбират и да не си пречат. В името на разбирателството никой не си и помисляше да разваля настроението на колегите с претенции и призиви за дискусия на тема “Как по-добре да работим”. Очевидно става дума за едно зле разбрано разбирателство. Разбирателството е нужно и важно за екипа. Но по-важно е да сме наясно защо, в името на какво и по какъв начин можем да установим и поддържаме разбирателство.
Ето защо лично аз насочвам мениджъри и служители да се концентрират не толкова общо върху разбирателство (разбирателството по принцип), а върху по-конкретни неща. Например, разбирателството между участниците относно норми (начини) на екипна работа, разбирателството за правилата на работа, разбирателство, че е нужно съпричастие от страна на всички към екипната цел, норми и правила.
Важно е също и как разбираме екипната работа. Тук се срещат също различни недоразумения. Чувала съм например следните мнения: “екипната работа означава да си помагаме в нужда”, “екипната работа изисква да си разпределим работата помежду си справедливо – според възможностите ни”, “екипната работа означава да комуникираме помежду си и си казваме навреме полезна информация”.
Тези мнения и убеждения може би са верни, но за съжаление не разкриват същността на екипната работа, а и не са от полза за самите хора в екипа. Екипната работа се извършва съвместно от всички участници в екипа. Например, екипът на Снежана следваше да свърши следната обща работа: да събере и анализира информация, да открои проблем, да потърси поне няколко алтернативи за разрешаването му, да вземе решение коя алтернатива е най-ефективната, да състави план с действия, да изпълнят тези действия.
А сега и третият акцент - пригодността на хората да участват в екипна работа. От случая, който ви разказах се вижда, че доброто индивидуално представяне не е залог за добро представяне в екипната работа. Притежаването на умения за работа в екип, увеличава безспорно пригодността за екипна работа, но то също не е достатъчно. Колегите на Снежана бяха всички до един много комуникативни, сговорчиви, уважаваха се помежду си. В хода на фирмено обучение бяхме помогнали да усвоят още едно важно умение за работа в екип – разрешаване на проблем. Видяхте сами какви са резултатите.
Личното ми мнение по въпроса за пригодността за екипна работа е, че по-коректно е да изискваме от участниците способност да изпълняват определена поведенческа роля, която би имала конкретен принос за изпълнение на екипната цел.
Коментар на Тодор Христов:
Считам, че хората, които участват в екипна работа, трябва да бъдат ориентирани и запознати какво поведение се изисква от тях. У нас засега като че ли всичко е приравнено до уменията за работа в екип.
В последните 5-6 години сме засипани от обяви за работа, които ни приканват “да се присъединим към динамичен и млад екип, ако притежаваме умения за работа в екип”. Какви са тези умения, колко на брой са – това е неизвестно. Не ми е известно повечето консултантски фирми за подбор също да уточняват кой знае какво по въпроса, така че хората, които търсят работа очевидно също са в пълна неизвестност.
Същевременно сме засипани и от предложения за обучения на тема “Teambuilding”, по време на които ни казват как да разрешаваме конфликти, колко е важно да се доверяваме едни други, как да комуникираме на заседания на екипа и т.н.
В резултат на това аз, а вероятно и вие, както и много други хора, добиваме впечатление, че сме пригодни да работим в екип, ако умеем да правим всички гореописани неща.
Имам по-различно мнение по въпроса за пригодността за работа в екип. Стигнах до него в процеса на одитирането на различни екипи. Резултатите категорично показват, че ефективността на екипа е силно повлияна от екипното поведение на участниците и по-конкретно от техните т.нар. “роли”.
“Ролята” отразява типичния подход и отношение на индивида, когато работи съвместно с други хора по обща (за всички) задача, в резултат на което се откроява ясно приноса на индивида за общата работа.
След повече от шестгодишни наблюдения, изследвания и справки с водещи световни школи и автори аз приемам, че екипа има нужда от хора, които условно се разделят на 3 групи: “мислещи”, “чувстващи” и “правещи”.
Силата на някои хора е в техния ум и те предпочитат да използват ума си, когато участват заедно с други в изпълнението на обща задача. Други пък са със силна емоционалната интелигентност и те предпочитат да бъдат точно такива, когато работят съвместно по обща задача. Има също така хора, които казват “хайде да действаме, че няма време за губене” и те са в повечето случаи ориентирани към действията. Има и такава, в чието поведение преобладава лидерското начало и когато работят заедно с други хора по съвместна задача, поведението им е категорично лидерско.
В хода на работа върху системата за екипен одит “Промакс” ние генерирахме непрекъснато емпиричен материал, който потвърждава необходимостта от 4-те типа поведение.
За мен екипното поведение е преди всичко способност на индивида-участник в екипа да изпълнява определена роля (или няколко роли едновременно), при това съвсем съзнателно. Ето защо всеки участник в екип трябва да познава своята роля, да знае в какво е силен, какви са неговите собствени приноси за постигане на екипната цел.
Задължително е според всички участници в екипа да са запознати с ролите на всички. Именно тогава може да се стигне до “осъзнатото” изпълнение на ролята, което е в основата на взаимното доверие в екипа.
Колкото до уменията за работа в екип мисля, че те трябва да се владеят от всички участници в екипа, при това в еднаква степен.
Коментар на доц. д-р Симеон Христов:
За мен представлява интерес защо екипната работа изисква пригодност от участниците за два различни типа поведение - индивидуално и екипно. Има различни обстоятелства, които предопределят необходимостта от това, но аз ще се спра на едно от тях.
В една от статиите на Websita.com бях писал, че екипната работа е работа върху изпълнението на точно определен тип трудови задачи. Още през 70-те години на XX век изследователите предлагат класификация на задачите, според това какъв е ефектът на задачите върху производителността. Така че ползата от тази класификация е за проектирането на организацията на работа (в отделите и във фирмата), така че тя да осигури производителност и ефективност.
Ако приемем, че екипът е високоефективна група от хора, то това означава, че той трябва да бъде ориентиран към изпълнение на точно определен вид задачи. Според класификацията на задачите има два вида задачи, които са подходящи за екипна работа. Tова са:
- т.нар. “конюнктивни задачи” (изпълняват се общо от всички) и
- т.нар. “дисконюнктивни задачи” (взема се общо решение)
Всеки опит да се възложи на екипа задача, която няма как да се раздели на подзадачи, създава ниска мотивация, ленност (мързел) и паразитизъм в хората.
Ето защо мениджърите, които възлагат екипни задачи, трябва да са особено внимателни какъв избор ще направят и разбира се как ще обяснят на хората, защо се налага да изпълнят тази задача екипно.
Независимо от това в различните видове екипи има практика, след като се вземе общото решение (дисконюнктивна задача), участниците да се разделят и да поемат своите малки късчета от задачи. В такива случаи е по-добре да se съобрази разпределението на задачите с най-силната поведенческа роля на участниците. Например, събирането на информация е удачно да възложи на участника с роля Контактен човек. Този участник може най-добре да събира различни експертни съвети, мнения, да ги доразвива, сглобява и да създаде от това един завършен продукт.
Доц. д-р Татяна Христова:
Какво казва теорията?
Като човек, който се занимава с практически въпроси в различни организации си наложих полезен навик – първо да проверявам какво е написано, открито и доказано в теорията. Теорията е моят най-верен инструктор.
Изследванията за групите от хора (а те имат близо 100 годишна традиция), показват, че поведението на индивида в група е по-различно, отколкото, когато работи самостоятелно. Промените настъпват вследствие на две условия, които групата се стреми да създаде, защото като група тя си е набелязала да постигне определена цел. Тези условия са нормите и социалните роли на участниците в групата.
Нормите са общите правила на поведение, а социалните роли на участниците са нормите на поведение на конкретна позиция или длъжност. Ето защо, когато работите в отдел, вие следвате веднъж изискванията на вашата длъжност (това е вашето индивидуално поведение) и втори път правилата на отдела (това е вашето групово поведение).
Тези от вас, които работят в фирми, отдели или дирекции без ясно написани и разяснени групови правила за работа сега могат да се уверят защо възниква некоректно поведение от страна на някои служители, защо има и ниски групови резултати и защо някои са по-ефективни в индивидуалните задачи, а неефективни в груповите задачи.
Колкото и скромна да е по обем теорията за екипите, в сравнение с теорията за групите, аз считам, че вече има достатъчно научни доказателства в подкрепа на тезата за двата вида поведение в екипа. Така например, всички специалисти твърдят без колебание, че екипът е подходящо съчетание от роли. Те разбират ролята като като специфично поведение, приноси и т.н. на участника към екипа.
Това твърдение се допълва и от изследванията за същността на екипната работа, някои от които са съвсем актуални (от 2003 г.). Екипът работи на принципа на интерактивността – договарят се различни идеи, мнения, тези, има коопериране на усилията, вместо съревнование чия идея е най-добра, оказва се помощ и всичко това е ориентирано към постигане на общата за целия екип цел.
Съвет
Въпросът за пригодността за работа в екип разкрива все още неоползотворени възможности в българските организации. По-важните от тях са как да подбираме участници за екип, на какво да обучаваме екипите, как да оценяваме и възнаграждаваме екипните постижения.
Препоръчвам горещо, когато преценявате пригодността за участие в екип (екипна работа) да се ръководите:
- oт най-силните роли на участниците. Бихте могли да установите ролите на бъдещите участници чрез системата за екипен одит “Промакс”. Тя е тествана с успех в различни екипи в България и благодарение на информацията, която генерира, могат да се предприемат полезни управленски действия за състава на екипите.
- от нивото на владеене на уменията за работа в екип вместо от неясната формулировка “умения за работа в екип”. Според мен този сбор от умения следва да включва комуникативни умения, умение за разрешаване на проблем, умение за вземане на решение, умение да представяш себе си, умение да разбираш поведението на други хора, умение да си лидер на себе си.
- от параметрите на индивидуалното поведение и постиженията в индивидуалната работа. В тази връзка е полезно да се преразгледа съдържанието на длъжностните характеристики и да се оцени пригодността на служителите. Системата за екипен одит “Промакс” генериране и интерпретира много бързо голям обем от информация за длъжността, качествата, които се изискват и степента на съвпадение между изискванията за качества и пригодността на служителя да се справя с индивидуалната си работа.
Важно за вашата успешна работа в екип:
Избрани книги от NovaVizia.net:
