3.01.05
Четири причини да се създаде екип
В повечето случаи мениджърите решават да създадат екипи, когато съществуват сериозни проблеми с организационната ефективност, а групите от хора (отдели, бригади, дирекции, направления) не са в състояние да ги разрешат.
Такива проблеми са, например, слабата финансова възвращаемост, “отдръпване” на потребителите от продукта и свиване на пазарния дял, недостатъчна конкурентоспособност, спад в мотивацията на служителите и резултатите в работата и т.н.
В Neon, едно от подразделенията на автомобилния гигант Chrysler, специално създаденият за целта екип разработва нов модел лека кола, за да може фирмата да завоюва в съкратени срокове сериозен пазарен дял.
Специално създаден е и екипът, който проектира малкия лаптоп с флопи дисково устройство на Compaq, а благодарение на него известният производител постига успехи на пазара и печели добра преднина пред своите конкуренти.
Специално създаденият мениджърски екип на Bank of America има за задача да изведе банковата институция от тежка финансова ситуация. Екипът се справя успешно и банката възвръща бързо своите пазари.
Още преди 20 години General Electric избира радикални структурни промени – разделя се завинаги със своята вертикална организационно - управленска структура и създава своите екипи. Чрез тях компанията подобрява финансовите си резултати и става компания “номер 1” в престижната класация на списание “Times”.
Hallmark използва изцяло екипна структура и начин на работа, за да създава най-бързо и най-икономично новите си модели поздравителни картички.
Saturn (завод на компанията General Motors), създава самоуправляващи се екипи (вид проектни екипи), които извършват сами планиране, организация и контрол върху дейността си. Благодарение на екипите заводът увеличава двойно своите продажби.
В тези примери се забелязва отчетливо как едни и същи причини подтикват фирмите да предпочитат екипите като организационна форма и начин на работа пред традиционните структури и традиционния начин на организация на труда. Екипът е “спасението” за компании, които са в беда. Ако организацията има проблеми с ефективността си, то екипът и екипният труд разрешават тези проблеми.
Обяснението е просто. В сравнение с класическите групи от служители и мениджъри – отделите, екипът е изграден на принципа на взаимната зависимост на участниците в екипа по повод на една обща за изпълнение задача. Обикновено задачата на екипа е комплексна и трудна за изпълнение, понякога доста спешна, а крайният ефект от нея е малък, ако бъде разпределена помежду участниците на по-прости задачи. Екипната работа е нещо, което се върши общо от всички – заедно всички дефинират какъв е проблемът, каква е ситуацията, какво е най-доброто решение, как да бъде изпълнено решението, как да се събере информация, с кого е нужна връзка, какъв да е план-графика, сроковете, колко и какви да са ресурсите. Тук се разчита на многото умове и ръце, които взети заедно са нещо повече от ума и ръцете и на най-способния мениджър или служител.
Съществуват четири основни причини, поради които е препоръчително да започне изграждането на екипи:
Причината, която поставяме на първо място, е финансовият резултат на фирмата. Нестабилните и намаляващи финансови резултати със сигурност ще бъдат забелязани, например от финансовия мениджър (в една по-голяма фирма, например). Той “ще бие” тревога и ще набележи оздравителни мерки. Но това едва ли ще е достатъчно, защото оздравителните мерки ще отразяват единствено гледната точка на финансовия мениджър.
По-добре е да се създаде екип с мисията да овладее финансовото положение и да подобри финансовите резултати. На екипа следва да се осигури достъп до информация, да се даде нужното време, да се осигури помещение за работни срещи, компютри. Ако се спазят необходимите стъпки в дизайна на този екип (той може да бъде т.н. “паралелен екип”), той със сигурност ще представи като краен резултат нещо много по-мащабно и полезно отколкото оздравителните мерки на финансовия мениджър.
Втората сериозна причина, за да се създаде екип е намаляването на пазарния дял. Известно е, че симптомите за този неприятен процес са намаляващите продажби на, особено на фона на увеличаващите се продажби на конкуренцията. Проблемът е комплексен и единствено екипната работа (или екипната структура) би могла да го разреши по най-удачен начин.
Третата сериозна причина, за да създадете екип е подобряване на качеството на продукта, както и различни иновации. Преди около 25-30 години японските фирми разрешавали своите проблеми с качеството с т.н. “кръжоци на качеството”. Те приличали на паралелния екип, или на неформалния екип (на доброволни начала) и са били невероятен източник на идеи. Това, което е по-съвременно и може да бъде приложено в български условия е проектен екип, който обединява специалисти от различни функционални направления, за да се произвежда продукт с подобрено качество, или да се въвеждат печеливши иновации.
Четвъртата сериозна причина, за да се създаде екип е ниската мотивация на служителите, особено ако те са кадърни и способни, но поради липса на перспектива и яснота за тяхната кариера, привързаността им към фирмата трайно намалява, независимо от добрите заплати.
Много фирми със силна степен на централизация и йерархия, липса на лидерско виждане и стратегия за развитие на фирмата, губят първо своите най-добри служители. За да се излезе от това положение, следва да се създаде екипна структура във фирмата. Екипите трябва да се овластят, йерархичността – да се сведе до минимум, за да се превърне организацията в “плоска” структура. Знаещите и можещите биха работили с по-висока мотивация, ако им се предвиди нова система за възнаграждения на основа на постижения и компетентност.
Вече знаете кои са причините за създаване на екип - анализирайте по-уверено ситуацията във вашата фирма и е напълно възможно да откриете една или повече от горните четири причини, за да вземете решение в полза на екипа като печеливша формула. Не е разумно да се чака фирмата да изпадне в беда, за да се предприемат мерки за спасяването й с помощта на екипите. Бъдете решителни и не отлагайте – после може да е твърде късно!
Важно за вашата успешна работа в екип:
