Websita.com: #1 в екипната работа

Ако се вгледате внимателно в екипната работа, която традиционно практикувате във вашата компания, ще откриете, че това, което най-често не ви допада е как са били вземани екипни решения. Може би имате право да не ги харесвате, ако процесът на вземане на решения е накърнил с нещо или вашето достойнство, знания, опит, ценности, но и е попречил отгоре на всичко на крайния резултат, който екипът е искал да постигне.

Когато през 2005 г. проведохме Национално изследване на екипната ефективност в България, “вземането на решения” беше факторът, който се нареждаше на последно място в класацията на факторите на екипната ефективност. Общото мннеие на 1200 участници от 152 различни екипа в страната бе, че това е най-критичният фактор в екипната работа у нас.

Между другото нека припомня, че общата оценка на екипната ефективност тогава беше 3.62 от общо 5.00. Факторът “вземане на екипни решения” очевидно е бил една от най-силните причини за тази не особено висока ефективност на работата в екип!

Нека видим за какво става дума.

Всеки екип непрекъснато взема различни решения - за своите ресурси, за информацията, от която се нуждае, за своя бюджет, за това кои идеи са най-подходящи, каква да е общата насока на работа, как да работи екипът, с кои хора и групи следва да се установи контакт и т.н.

Лайтмотивът на всички екипни решения е, че те са непрограмирани. Това означава, че екипните решения, за разлика от други решения, не възникват по повод на някаква стандартна ситуация и че са по-ефективни, ако участниците в екипа използват повече творчески подходи, вместо рутинната практика на вземане на решения.

Би било голяма управленска грешка, въпреки това да следвате неотлъчно само този начин на вземане на екипни решения!

Защо?

Едното обяснение е, че решенията в екипа не са самоцел, а средство, с което екипът прогресира към екипната цел. И целта е единственото, което трябва да имаме предвид, когато избираме начин на вземане на решения. Ако крайният срок наближава, трябва да изберем този начин на вземане на решение, който отнема най-малко време.

Другото обяснение е, че в управлението ситуацията е тази, която диктува избора на механизъм (или на начин), по който да се постъпи. Ето защо в теорията на управление са разработени и различни варианти на вземане на решения. Всеки един от тях има своите преимущества и недостатъци, но във замяна на това пасва идеално на конкретната ситуация.

Да започнем с авторитарното решение. То се взема еднолично от авторитетна фигура в екипа. Икономично е от гледна точна на времето, което отнема, но крие опасност участниците в екипа да не бъдат съгласни с него. На свой ред това може да означава и неизпълнение на решението.

Експертното решение се взема от експерт в екип (експерт по съответния въпрос, естествено). Това често пъти може да фрустрира останалите участници, тъй като в случая властната позиция на експерта става мчного силна.

Оперативното решение изключва дискусията и ограничава съпричастието на екипа към неговото изпълнение, но няма как да не признаем, че доста често се налага да прибягваме до него, тъй като е икономисва отново (както и авторитарното решение) време.

Авторитарното решение, на основа на дискусия има това преимущество, че предвижда дискусия и увеличава шансовете да се чуят различни гледни точки. Въпреки това екипът не може да стане част от решението, защото изборът принадлежи на авторитетна фигура. така че винаги ще има участници, което да са недоволни от крайното решение.

Решението, което се взема от малцинство (част от екипа) е решение, което може да породи конкуренция вътре в екипа (много нездравословно състояние), но въпреки това е полезно, защото, когато част от участниците имат желание и готовност да направят нещо, но другата част нямат такова желание и готовност, този тип решение е най-подходящият.

За решението с мажоритарен вот казват, че е най-добрият вариант, защото обичайно е малко над половината от участниците да го приремат за подходящо (50% плюс гласа на още 1 участник е долната граница). Въпреки това това решение поражда усещането, че екипът е съставен от две страни - “загубили битката” и “спечелили битката”. Освен това се подценяват мненията на учасдтниците, които са малчинство, а възможно е точно те да са най-ценните за конкретната ситуация.

И накрая, решението, взето с консенсус - истинското колективно решение, което се получава в хода на открита и задълбочена дискусия (комуникация). Всички участници изказват мнения, аргументират идеи, могат да бъдат чути, никой не се чувства засегнат, ощетен, подценен, неразбран. Основният недостатък на консенсусното решение е “многото време”, необходимо за дефиниране на решението.

Ако резюмирам методите на вземане на решения в екипа, не мога да не отбележа, че пресата на времето е това, което влияе най-вече върху избора на подходящ начин за вземане на решение. Когато сме притиснати от времето, сме принудени да изберем този начин, който пести време, за сметка на качеството на решението. Такива решения са авторитарното решение, оперативното решение, експертното решение. Творческите задачи на екипа обаче изискват консенсусно решение.

Ето няколко полезни съвети за вземане на решения във вашия екип. Можете да се възползвате от тях независимо какъв сте - участник в екипа или ръководител на екип.

• Първо. Научете различните начини на вземане на решения и разяснете на колегите в екипа с какви възможности разполагате, когато вземате решения по важни екипни въпроси.

• Второ. Придържайте се към правилото, че творческият подход при вземане на решения (особено при консенсусното решение) има най-важно значение за прогреса на екипа към крайната му цел и затова екипът не следва да пести от своето време за обширни и пространни дискусии, които в края преминават към вземане на консенсусно решение.

• Трето. Още в началото на създаване на екипа е добре да се проведат няколко обучения на тема “екипни решения”, за да могат всички участници да усвоят умения за вземане на решения.

• Четвърто. Добре е да се покани опитен “външен” човек, който поне в началото да присъства на работните срещи на екипа и да го насочва към по-ефективните (според ситуацията) начини на вземане на решения.

• Пето. Никак не излишно да се напомня винаги в началото на всяка работна среща на екипа кой начин на вземане на решение е най-подходящият според конкретната ситуация.

Накрая, нека припомня няколко данни от Националното изследване на екипната ефективност:

• “Отлично” екипно вземане на решения имат само 6% от екипите у нас.
• “Много добро” - 21% от екипите у нас.
• “Добро” - 17% от екипите у нас.
• “Колебаещо се” (понякого добро, понякога лошо) - 23% от екипите у нас.
• “Лошо” - 19% от укипите у нас.
• “Много лошо” - 14% от екипите у нас.

Къде сте вие? В коя група попадате? Одобряват ли хората механизмите на вземане на решения? Какво правите, за да подобрявате практиката на вземане на решения?

Помислете над тези въпроси с нужното управленско внимание. Заслужава си!

Важно за вашата успешна работа в екип:

• Ако тази статия ви е допаднала, вижте къде незабавно можете да узнаете 1000 пъти повече неща за екипите.

• А ако желаете да поканите създателите на Websita.com да изнесат семинар за работа в екип във Вашата фирма, вижте всичко за тази възможност тук.

• И най-накрая, ако искате да тестувате екипа си, за да разберете дали е балансиран и какво трябва да подобрите в неговата работа, прочетете всичко за системата за екипен одит "Промакс".